E-Rechnung – Informationen für Geschäftskunden

Was ist eine E-Rechnung?

Eine E-Rechnung enthält Rechnungsdaten in einem strukturierten Format, das elektronisch verarbeitet werden kann. Gängige Formate sind XRechnung und ZUGFeRD. Eine Rechnung, die lediglich als PDF per E-Mail verschickt wird, gilt rechtlich nicht als E-Rechnung.

Wen betrifft die Regelung?

Die Vorgaben gelten grundsätzlich für Rechnungen zwischen Unternehmen im Inland. Als Unternehmer gelten dabei nicht nur größere Betriebe, sondern beispielsweise auch Freiberufler und nebenberuflich Selbstständige. Vereine können betroffen sein, wenn sie unternehmerisch tätig sind.

Privatkunden sind von der E-Rechnungspflicht nicht betroffen. Wenn Sie neben einem privaten Vertrag auch selbstständig tätig sind, kommt es darauf an, welchem Bereich die jeweilige Leistung zuzuordnen ist.

Welche Fristen gelten?

Seit dem 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Dafür genügt grundsätzlich ein E-Mail-Postfach.

Für das Ausstellen von E-Rechnungen gelten Übergangsfristen: Bis Ende 2026 können Unternehmen unter den gesetzlichen Voraussetzungen weiterhin andere Rechnungsformate verwenden. Für Rechnungsaussteller mit einem Vorjahresumsatz von höchstens 800.000 Euro verlängert sich diese Möglichkeit grundsätzlich bis Ende 2027. Danach ist die E-Rechnung bei betroffenen inländischen Geschäftsumsätzen grundsätzlich verpflichtend. Gesetzliche Ausnahmen bleiben bestehen.

So bereiten Sie sich vor

Prüfen Sie, ob Sie Rechnungen für eine unternehmerische Tätigkeit erhalten. Klären Sie anschließend, unter welcher E-Mail-Adresse Sie E-Rechnungen empfangen und wie Sie diese in Ihrer Buchhaltung verarbeiten und aufbewahren.

Bei der Aufbewahrung ist der strukturierte Teil der E-Rechnung maßgeblich. Für Rechnungen gilt umsatzsteuerlich eine Aufbewahrungsfrist von acht Jahren. Eine zusätzlich gespeicherte PDF-Ansicht allein ersetzt die strukturierten Rechnungsdaten nicht.